Een van de meest vervelende zaken als ondernemer is wanneer je te maken krijgt met klanten die hun facturen niet betalen. Jij hebt je werkzaamheden verricht of de producten geleverd en verwacht daar een eerlijke tegenprestatie voor terug. Wat kun je het beste doen in een dergelijke situatie en hoe pak je dit aan? Wij hebben alles op een rij gezet en je kunt de onderstaande stappen volgen wanneer je hiermee te maken krijgt.
Zorg voor correcte facturen
Voorkomen is beter dan voorkomen. Dat geldt ook hier. Om ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen is het ook belangrijk dat de facturen correct worden opgesteld. Zorg ervoor dat je eigen gegevens op de factuur staan, inclusief kvk en btw nummer en dat de werkzaamheden met de prijzen correct zijn vermeld. Vind je dit teveel werk, dan kan je dat uitbesteden bij adcam administraties. Zorg ook voor het factuurnummer, de factuurdatum en de betaaltermijn. Wanneer jij alle zaken op de factuur hebt staan die erop moeten komen dan weet je zeker dat alles van jou kant correct is.
Factuur over de betaaltermijn heen?
Heeft de klant nog niet betaald en is de betaaltermijn die op de factuur staat overschreden? Dan is het belangrijk om actie te ondernemen. Dat kan door allereerst een herinneringsmail te sturen aan je klant. Hierbij is het belangrijk om zakelijk en vriendelijk te blijven, want je wilt natuurlijk dat de klant uiteindelijk betaald en de relatie ook goed blijft.
Betaald de klant nog niet na de herinneringsmail? Dan kun je telefonisch contact opnemen. Ook hier is het belangrijk om zakelijk en vriendelijk te blijven, want je weet nooit wat de reden is waarom er niet wordt betaald.
Een tweede herinnering sturen
Wanneer het voorgaande nog niet heeft gewerkt dan kun je het beste nog een herinnering sturen, voordat je op andere maatregelen overgaat. Nogmaals is het ook hier belangrijk om zakelijk en vriendelijk te zijn naar je klant. Wat belangrijk is bij deze herinnering is wel dat je een waarschuwing geeft aan de klant dat wanneer je nog steeds geen betaling ontvangt, jij genoodzaakt bent om op andere maatregelen over te gaan.
